Service Overeenkomst en Algemene Voorwaarden

Veelgestelde vragen
 

 Waarom past AFAS de AV en SLA periodiek aan?

Wij leveren standaardsoftware en dienstverlening aan veel klanten, partners en gebruikers. Dat doen we in een wereld die snel verandert. Denk aan nieuwe wet- en regelgeving, beveiligingsrisico’s, technische ontwikkelingen, nieuwe functionaliteiten, wijzigingen bij leveranciers, privacyregels, dataregels en andere eisen die aan onze dienstverlening worden gesteld.

Daar moeten we op kunnen reageren. Soms moet dat snel, bijvoorbeeld bij een beveiligingsrisico of een wettelijke wijziging. Het gaat hierbij om wijzigingen die we voor al onze klanten, partners en gebruikers tegelijk willen doorvoeren. Daarom werken we met standaardvoorwaarden en passen we deze waar nodig aan. Als we iedere wijziging met alle klanten, partners en gebruikers individueel zouden moeten overeenkomen, kunnen we onze software en dienstverlening niet goed, veilig en betaalbaar blijven aanbieden.

Verder merken we soms dat bepaalde bepalingen verschillend worden uitgelegd of dat onze bedoeling niet voor iedereen direct duidelijk is. In dat geval kunnen we een artikel aanpassen om bedoeling van de bepaling beter uit de tekst te laten blijken en er minder ruimte is voor verschillende interpretaties.

Ook staan we open voor feedback van klanten, partners en gebruikers. Als zij vinden dat een bepaling verbetering behoeft, kunnen zij dat bij ons aangeven. Dat betekent niet automatisch dat een wijziging wordt doorgevoerd, maar we beoordelen wel of een aanpassing bijdraagt aan duidelijke, redelijke en werkbare afspraken voor alle betrokkenen.

We passen onze voorwaarden dus niet zomaar aan. We doen dat alleen als daar een goede reden voor is.

 Wat is de juridische basis hiervoor?

In zakelijke overeenkomsten mogen partijen afspreken dat voorwaarden later kunnen worden aangepast. Dit staat om deze reden ook vermeld in onze voorwaarden in het artikel ‘Wijzigingen’.

Natuurlijk moeten de wijzigingen redelijk zijn en mogen we jouw redelijke belangen niet zomaar opzijzetten. Daarom hebben we in onze voorwaarden duidelijke grenzen opgenomen. We maken onderscheid tussen kleine wijzigingen en wezenlijke wijzigingen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je vooraf. Verder kun je bezwaar maken. En als een wezenlijke wijziging jou nadelig raakt en we samen geen oplossing vinden, kun je opzeggen voor het deel waarop de wijziging ziet.

Dat sluit aan bij de basisregels van het Nederlandse contractenrecht. Een afspraak moet duidelijk zijn gemaakt en aanvaard zijn. Ook moeten partijen zich tegenover elkaar redelijk gedragen. Dat volgt onder meer uit Boek 3 en Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.

Voor persoonsgegevens, data, overstappen en exit gelden daarnaast nog extra waarborgen. Als wij persoonsgegevens verwerken als verwerker, moeten we ons houden aan art. 28 AVG. Dat betekent onder meer dat we persoonsgegevens blijven verwerken volgens de afgesproken instructies, tenzij wetgeving iets anders verplicht. Voor data en overstappen houden we rekening met de EU Data Act, waaronder de regels over data, switching en eerlijke B2B-data-afspraken zoals verwoord in art. 13.

Waarom is er geen individuele SLA mogelijk?
Simpel gezegd: omdat je onze standaard SaaS-oplossing afneemt, hoort daar ook onze standaard SLA bij. Dat zorgt voor een gelijk speelveld en betrouwbare service voor alle 12.000 klanten.

Individueel afwijken zou neerkomen op maatwerk — en dát past niet bij onze SaaS-filosofie. Zo houden we het duidelijk en beheersbaar voor iedereen.

 Waarom is er geen individuele Verwerkersovereenkomst mogelijk?
We bieden al onze klanten dezelfde verwerking van gegevens aan. Daarom heeft een individuele Verwerkersovereenkomst geen meerwaarde. Met zoveel klanten is het onmogelijk (en onwerkbaar) om met ieder van hen aparte afspraken te maken, te controleren en na te komen. 

Kortom: één heldere set afspraken, voor iedereen. Daar houden we het veilig en overzichtelijk mee.

 Waarom kunnen we de overeengekomen categorie persoonsgegevens niet aangeven?
Omdat jij als klant zelf bepaalt welke gegevens je in onze software zet — en dus ook welke persoonsgegevens worden verwerkt. AFAS kan dat vooraf niet weten, en dat verandert bovendien continu. Vandaag een naam en e-mailadres, morgen misschien ook salarisgegevens of andere vertrouwelijke informatie.

Wil je dat we jouw categorieën persoonsgegevens vastleggen? Dat kan. Geef het aan, dan slaan we het op bij de overeenkomst. Let op: wijzig je iets? Dan moet je dat zelf even opnieuw bij ons melden.

 Moet een verwerkersovereenkomst niet individueel worden ondertekend?
Nee, dat hoeft niet. Als je onze offerte ondertekent (vaak digitaal via het klantportaal), ga je ook akkoord met onze AV en SLA — inclusief de afspraken over gegevensverwerking. De AVG stelt dat dit soort afspraken mogen worden vastgelegd via een overeenkomst óf via een ‘andere rechtshandeling’. Dat laatste is hier van toepassing.

Omdat er geen individuele afwijkingen mogelijk zijn, heeft een apart contract geen toegevoegde waarde.

Waarom is de Verwerkersovereenkomst samengevoegd met de Service Overeenkomst en is het geen apart document?
We houden het graag overzichtelijk. Door de Verwerkersovereenkomst onderdeel te maken van de SLA, zorgen we voor één helder document zonder losse bijlagen of aanvullingen.

Zo weet je precies waar je aan toe bent — en waar je het kunt terugvinden.