De invoering van AFAS Profit verandert meer dan alleen de software. Het vraagt om een nieuwe manier van werken. Duidelijke communicatie is daarbij onmisbaar. Zo begrijpen medewerkers wat er verandert, waarom dat nodig is en wat het oplevert. Dat versnelt de adoptie én vergroot de betrokkenheid.
Communicatie ziet er in elke organisatie anders uit. Bij 10.000 medewerkers heb je nu eenmaal meer contactmomenten nodig dan bij 100. Maar één ding staat vast: niets doen is geen optie. Op deze inspiratiepagina vind je praktische tips, slimme hulpmiddelen en kant-en-klare sjablonen. Alles wat je nodig hebt om communicatie rondom AFAS Profit effectief én eenvoudig te organiseren.
Goede communicatie is een voorwaarde voor een succesvolle AFAS implementatie. Zorg daarom dat er vanaf de start van het project één persoon verantwoordelijk is voor de communicatie. Deze persoon is onderdeel van de projectgroep en stemt actief af met de projectleider en de trekkers van de werkgroepen. Bij ‘’compactere’’ implementaties of organisaties zie je vaker dat deze persoon ook bijv. een inhoudelijke rol vervult.
Zo wordt communicatie geen bijzaak, maar een vast onderdeel van het project. Dat helpt bij draagvlak, betrokkenheid en het voorkomen van ruis of weerstand.
.
Communicatie loopt als een rode draad door de AFAS implementatie. De inhoud, toon en middelen verschillen per fase. Door hier bewust op te sturen, sluit je communicatie aan op de informatiebehoefte van dat moment.
Een effectieve communicatieaanpak begint voorafgaand aan de implementatiefasen. In de projectinitiatie fase leg je de basis: je bepaalt hoe je gaat communiceren, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke doelgroepen geraakt worden. Dit zorgt voor rust, duidelijkheid en samenhang in het verdere traject.
Daarna stem je de communicatie af op de verschillende fasen van de AFAS implementatie. Elk project kent hierbij een aantal vaste momenten, waarin de boodschap en aanpak verschillen:
Tijdens de analyse fase is het belangrijk om te informeren: wat verandert er en waarom? Zo creëer je draagvlak vanaf het begin.
Tijdens de realisatie- en acceptatiefase zoek je interactie: betrek je klankbordgroep en projectorganisatie actief en laat je ruimte voor vragen en feedback.
Tijdens de go-livefase draait het om instrueren: geef praktische uitleg en zorg dat iedereen weet hoe het werkt.
Tijdens de nazorgfase wil je inspireren en blijven communiceren: inspireer collega’s met mogelijkheden, deel tips, beantwoord veelgestelde vragen en verzamel verbeterpunten. Zo haal je samen het maximale uit de verandering.
Voorafgaand aan de implementatiefasen leg je de basis voor effectieve communicatie. Nog vóór de start van de analysefase bereid je de communicatieaanpak zorgvuldig voor. Je maakt keuzes over hoe je communiceert, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke doelgroepen geraakt worden.
In dit voorbereidende onderdeel werken we de belangrijkste randvoorwaarden uit, zoals het opstellen van een communicatieplan, het vormen van een gebruikers- of klankbordgroep en het voorbereiden van een impactdocument. Deze onderdelen gebruik je vervolgens als fundament voor de communicatie in de verdere fasen van de AFAS implementatie.
Het eerste onderdeel dat belangrijk is voor een succesvol verandertraject is een helder communicatieplan. Een communicatieplan zorgt voor grip en richting. Elk project is anders, dus pas je plan aan op de grootte en complexiteit van je traject. Je kan een communicatieplan schrijven van tien bladzijden, terwijl het ook in een half A4 kan. Hieronder vind je een aantal onderdelen die behoren tot een communicatieplan.
| 1. Doelstellingen van de communicatieWat wil je bereiken met het communicatieplan? Bijvoorbeeld:
2. DoelgroepenIdentificeer wie je wilt bereiken en welke boodschap relevant is voor wie:
3. KernboodschappenWat moet elke doelgroep weten?
4. CommunicatiekanalenHoe wordt de boodschap verspreid?
5. Timing en planningMaak een communicatieschema en koppel dit aan de projectplanning van AFAS.
6. VerantwoordelijkhedenWie communiceert wat?
7. Feedback- en interactiemomentenHoe kunnen medewerkers vragen stellen of feedback geven?
8. Risico’s en mitigatieWat kan misgaan in de communicatie en hoe pak je dat aan?
9. Meetbare resultaten (KPI’s)Hoe meet je of de communicatie effectief is geweest?
|
Op Leren van Elkaar hebben we in de loop van de jaren verschillende uitingen van onze klanten verzameld. Van communicatieplan tot een roadmap. Bekijk de voorbeelden!
Een impactdocument is een essentieel onderdeel bij de overstap naar AFAS Software en kan het communicatieplan aanzienlijk versterken. Het helpt je om te begrijpen:
Elke implementatie is namelijk anders qua communicatie. Een organisatie van 100 personen heeft een minder uitgebreide communicatie nodig dan een organisatie van 5000 personen.
Daarnaast zijn de veranderingen binnen een organisatie ook niet voor iedereen hetzelfde. Een medewerker die zijn loonstrook via het systeem ontvangt, merkt iets anders dan een directielid dat sturingsinformatie op een nieuwe manier moet opvragen. Ook voor de Finance-afdeling kan er veel veranderen: in plaats van handmatig administreren, controleren zij bijvoorbeeld voortaan of de invoer aan de bron klopt.
Bekijk daarom altijd de omvang / impact van de verandering.
Een van onze klanten gebruikte AFAS voor de facturatie. Ze informeerden hun klanten echter niet over de nieuwe lay-out van de facturen.
Het gevolg? Meerdere klanten belden: ze herkenden de factuur niet en vroegen zich af of die wel klopte.
Tijdens de livegang levert dit soort misverstanden onnodige vertraging op. Een eenvoudige aankondiging, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of e-mail, had dit al kunnen voorkomen.
Kortom: elke implementatie brengt veranderingen mee die je actief wilt communiceren. Zo voorkom je vragen, win je tijd en behoud je het vertrouwen van je klanten.
Een goed gekozen groep ambassadeurs versterkt je implementatieproces. Deze groep vormt een dwarsdoorsnede van je doelgroepen (medewerkers, managers uit verschillende afdelingen). Je kunt deze groep ook ‘klankbordgroep’, ‘gebruikersgroep’ of ‘fans’ noemen.
Ze maken geen deel uit van het projectteam, maar spelen een belangrijke rol als klankbordgroep en testgroep. Na livegang fungeren ze als eerste aanspreekpunt voor hun collega’s én als waardevolle schakel voor het functioneel beheer.
Zo’n klankbordgroep kan dus een enorme meerwaarde bieden bij de overstap naar AFAS Software, vooral in combinatie met je communicatieplan en impactdocument. Het zorgt voor directe feedback uit de organisatie, waardoor je communicatie- en veranderingstraject beter aansluiten bij de praktijk
Beste collega,
Per 1 januari gaan we live met onze nieuwe AFAS-omgeving. Achter de schermen zijn we gestart met de voorbereidingen voor deze verandering. Om te zorgen dat het systeem straks écht aansluit bij de praktijk, betrekken we vanaf [DATUM] een groep ambassadeurs bij de implementatie.
We zoeken collega’s die willen meedenken, testen en hun afdeling willen vertegenwoordigen.
Wat houdt het in?
Als ambassadeur:
Wat vragen we van jou?
Jouw betrokkenheid is essentieel voor een succesvolle implementatie. Met jouw input zorgen we voor draagvlak, gebruiksgemak en een systeem dat écht werkt in de praktijk.
Heb je interesse?
Laat het ons weten vóór [datum] via [contactpersoon of e-mailadres]. Ook als je eerst nog vragen hebt, horen we graag van je.
Alvast bedankt voor je betrokkenheid!
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functie]
[Projectnaam of organisatie]
Het klinkt misschien overbodig, maar dit wordt vaak onderschat. Een goede projectnaam geeft het iets menselijks en herkenbaars.
Een goede naam maakt het makkelijker om erover te communiceren, vergroot betrokkenheid en schept een gezamenlijke identiteit. Het voelt minder als een droge klus en meer als iets waar mensen trots op kunnen zijn.
Om iedereen direct bij het project te betrekken, kan er een winactie gekoppeld worden aan de naam van de implementatie.
Een inspirerend voorbeeld is Roompot: zij gaven hun project en InSite (intranet) de naam Romy en maakten zelfs een geboortekaartje bij de livegang.
Een AFAS-implementatie bestaat uit meerdere fases, en in elke fase speelt communicatie een andere rol. Door doelgroepen op het juiste moment te informeren en te betrekken, vergroot je draagvlak, voorkom je verrassingen en help je gebruikers om veranderingen beter te begrijpen. Hieronder zie je per fase welke boodschappen, middelen en praktijkvoorbeelden je kunt inzetten om de communicatie goed te organiseren.
Een goede start van het project vraagt om heldere en tijdige communicatie. Door stakeholders in een vroeg stadium te informeren over wat er verandert en waarom, creëer je duidelijkheid, begrip en betrokkenheid.
Dit gaat er veranderen en dit is waarom.
Stem de communicatie af op de doelgroep.
Bekijk meer voorbeelden van AFAS-klanten op Leren van Elkaar.
Tijdens de realisatie- en acceptatiefase blijf je doelgroepen actief informeren.
Dit verandert er en dit levert het op.
Laat de directie zichtbaar communiceren tijdens het traject.
Bijvoorbeeld:
Gebruik een herkenbare domeinnaam die verwijst naar InSite.
In de go-livefase ligt de focus op informeren en trainen.
Zo werkt AFAS voor jou.
Voor eindgebruikers:
Voor intensieve gebruikers:
Zorg dat medewerkers weten bij wie ze waarvoor terechtkunnen en organiseer zichtbare ondersteuning in de eerste periode.
Na de livegang start een nieuwe fase. De nazorgfase is cruciaal om het gebruik van AFAS te borgen en te voorkomen dat gebruikers terugvallen in oude werkwijzen.
Blijven gebruiken, verbeteren en optimaliseren.
Op Leren van Elkaar hebben we in de loop van de jaren verschillende uitingen van onze klanten verzameld. Laat je inspireren door andere AFAS-klanten!