Onboarden met AFAS

Met de nieuwe workflow Onboarden in Profit 3 worden de bestaande workflows Medewerker indienst, Sollicitant indienst en Medewerker herindienst samengebracht in één efficiënte en gebruiksvriendelijke workflow.

Op deze pagina ontdek je wat deze nieuwe, gecombineerde workflow kan betekenen voor jouw organisatie en hoe je de overstap maakt naar het onboarden.

Wat is onboarden?

Onboarden is de nieuwe workflow voor het in dienst nemen van nieuwe of terugkerende medewerkers. Daarmee wordt het hele proces nóg makkelijker!

Eén gestroomlijnd proces

De workflow Onboarden biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.

Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze nieuwe workflow. De uitvraag kan vanuit de workflow worden gestart en het onboarden proces wordt vervolgd zodra de benodigde informatie is aangeleverd door de sollicitant.

Genereer vervolgens het document met de arbeidsovereenkomst en laat het digitaal ondertekenen door zowel de werkgever als de medewerker.

Tenslotte is het ook mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.

Flexibel starten

Je kunt het onboarden proces op verschillende manieren starten. Je kunt beginnen met lege persoonsgegevens die ingevoerd moeten worden, maar je kunt het proces ook starten voor een sollicitant (met of zonder sollicitatie) en voor (oud) medewerkers.

Volledig vrije opmaak

Voor de nieuwe workflow Onboarden kun je uiteraard ook profielen inrichten. Maak velden bijvoorbeeld verplicht, wijzigbaar of onzichtbaar en stel vooraf veldwaarden in. Eigenlijk zoals je al gewend was. In Profit 3 kun je ook elke aanmaken-pagina van elk profiel zelf opmaken. Dit doe je met losse pagina-onderdelen in plaats van een wizard zoals bij in dienst en herindienst het geval is. Dit geeft je veel mogelijkheden bij het indelen en opmaken van de pagina. Denk aan het toevoegen van eigen toelichtingen en het indelen van de pagina in meerdere kolommen of tabbladen.

Slimme matching

Start je het onboarden proces met lege persoonsgegevens, dan zorgt het slimme matchingsmechanisme ervoor dat dubbele registraties worden voorkomen. Bij het invoeren van de persoonsgegevens word je geattendeerd op mogelijke overeenkomstige medewerkers en/of sollicitanten die al in het systeem staan. Bijvoorbeeld: als op basis van de ingevulde naam en geboortedatum blijkt dat deze persoon als oud-medewerker bekend is, kun je verdergaan met het onboarden voor de gevonden medewerker. Op deze manier voorkom je dat een tweede onnodig medewerker wordt toegevoegd.

Compleet

De onboarden workflow biedt een uitgebreide set aan mogelijkheden. Zo doorloop je gemakkelijk alle belangrijke stappen bij het opstellen van een nieuw dienstverband:

  • Digitale uitvraag aanvullende gegevens
    Via OutSite kun je aanvullende gegevens bij een sollicitant opvragen. Bijvoorbeeld documenten, gegevens, opleidingen en familie. Je kunt de workflow zo inrichten dat deze automatisch doorloopt als de sollicitant de vereiste gegevens heeft aangeleverd.
  • Digitale identiteitscontrole
    Met de ID-check en de RTW-check van Valicare bepaal je snel een eenvoudig of de medewerker een geldig identiteitsbewijs heeft en in Nederland mag werken.
  • Digitaal ondertekenen
    Door de arbeidsovereenkomst digitaal te laten ondertekenen, handel je het proces volledig online af.

Volg de Bootcamp Onboarden (2 dagen)

Tijdens deze bootcamp ga je in je eigen omgeving aan de slag om over te stappen naar onboarden.

  • Richt, met behulp van de consultant, dit nieuwe proces zelf in!
  • Door het zelf in te richten heb je ook alle kennis om het onderhoud ook zelf te doen!
  • Jouw onboardingsproces helemaal op maat

Video

AFAS Open

 

Tijdens de AFAS Open werd onboarden gepresenteerd. In de video hieronder vertellen productmanagers Nieke en Niels je alles over deze nieuwe workflow.

 

Hoe stap je over op onboarden?

Vanaf Profit 6 (zomer 2025) kun je geen gebruik meer maken van de workflows voor in dienst, herindienst en sollicitant in dienst. Daarom is het belangrijk dat je op tijd overstapt op onboarden. Zodra je omgeving is overgezet op Profit 3 kun je hiermee aan de slag.

Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center. En bekijk ook eens de pagina over onboarden in SIMPLR, onze implementatietool. 

Nieuwe profielen maken

Maak nieuwe profielen aan voor onboarden. Gelukkig kun je deze nieuwe profielen baseren op bestaande indienst of herindienst profielen. Ga na welke indienst profielen en herindienst profielen met elkaar gecombineerd kunnen worden tot één onboardenprofiel. Koppel de nieuwe profielen in de eigenschappen van de vacature. Zo wordt het profiel voor een sollicitant met sollicitatie automatisch bepaald.

Bepaal welke aanvullende gegevens je wilt opvragen

Het opvragen van aanvullende gegevens heeft een nieuwe opzet gekregen. Daarom is het belangrijk dat je bepaalt welke gegevens en documenten binnen jouw organisatie opgevraagd moeten worden bij een nieuwe medewerker. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen gegevens en documenten die bij iedereen van toepassing zijn of alleen voor bepaalde functies. Je kunt de volgende gegevens opvragen bij een sollicitant:

  • Aanvullende (persoons)gegevens, familie en opleidingen
  • ID-bewijs, verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning
  • Rijbewijs en VOG
  • Loonheffingsverklaring en geheimhoudingsverklaring
  • Registraties (BIG, RGS, AGB, SKJ en V&VN)
  • Ambtseed en diensttijdoverzicht
  • Eigen (persoons)documenten

Workflows voor aanvullende gegevens inrichten

Heb je een keuze uit bovenstaande gegevens en documenten gemaakt? Dan kun je hiervoor profielen en workflows gaan inrichten. Voor elk gegeven en document zijn een eigen workflow en profieltypes beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.

Draaiboeken inrichten

Met een draaiboek kun je een set van op te vragen gegevens en documenten samenstellen. Dit worden taken die vanuit de onboardenworkflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal worden klaargezet. Je hebt de keuze tussen taken die onderdeel zijn van het onboardenprofiel en taken specifiek voor de functie van de nieuwe medewerker. Hiervoor heb je draaiboeken nodig van verschillende types. Deze koppel je aan het onboardenprofiel en in de functie bij de werkgever.

Workflow Onboarden inrichten

Neem het indienstproces eens goed onder de loep en bekijk welke functionaliteiten jullie proces nóg eenvoudiger en efficiënter kunnen maken. Welke gegevens kun je laten uploaden via de werkenbij site in plaats van te ontvangen via de mail? Waarom zou je de arbeidsovereenkomst nog laten printen en na ondertekening weer inscannen? Laat je inspireren door de 4 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert. 

Wil je de huidige workflows voor in dienst of herindienst gebruiken als start voor de nieuwe workflow Onboarden? Maak dan gebruik van de nieuwe mogelijkheid om workflows te exporteren en importeren.

InSite inrichten en opmaken

Je kunt nu aan de slag met het opmaken van de aanmaken- en beoordelen pagina's van elk afzonderlijk onboarden profiel. AFAS levert een standaard opmaak mee, maar je kunt ervoor kiezen om deze aan te passen naar de wensen van je eigen organisatie. Je hebt de vrijheid om te werken met losse pagina-onderdelen in plaats van een wizard. Voeg bijvoorbeeld toelichtingen en vrije velden toe en pas de indeling aan. Let er wel op dat de opbouw van de pagina's een logische volgorde heeft en er geen verplichte velden ontbreken.

Daarnaast leveren we de standaard portalpagina 'Onboarden portal' uit. Hierop kun je onboarden starten en houd je inzicht in lopende onboarden workflows. Je kunt een link naar deze portalpagina toevoegen op je eigen InSite.

Veelgestelde vragen

  • Blijven de bestaande workflows werken?
    Ja en nee. De bestaande workflows voor in dienst en herindienst blijven vooralsnog gewoon werken. De nieuwe workflow Onboarden komt naast de bestaande workflows te staan. Maar: vanaf Profit 6 (zomer 2025) kun je geen gebruik meer maken van:
    - Medewerker indienst (-15)
    - Sollicitant indienst (-45)
    - Medewerker herindienst (-24)
    Daarom is het belangrijk dat je op tijd overstapt op de workflow Onboarden.

     
  • Kan ik bestaande functionaliteit die is ingericht voor indienst, herindienst en sollicitant indienst hergebruiken?
    Ja, het is mogelijk om een gedeelte van de bestaande inrichting over te nemen bij het inrichten van onboarden:
    -
    Profielen: bij het aanmaken van een onboardenprofiel kun je ervoor kiezen deze te baseren op een bestaand indienst profiel
    -
    Veldcontexten: bij het inrichten van het onboarden profiel kun je gebruik maken van alle aanwezige veldcontexten. Denk aan veldcontexten voor contract, rooster, instanties et cetera.
    -
    Workflows: in Profit 3 kun je workflows importeren en exporteren. Zo kun je bestaande workflows van indienst en herindienst gebruiken als start voor het inrichten van de onboardenworkflow.
    -
    Documenten: je kunt voor onboarden dezelfde documenten gebruiken als voor indienst en herindienst. Zowel de documenten die via een workflowactie worden gegenereerd (en eventueel digitaal worden ondertekend) als documenten die zijn gekoppeld aan het profiel en als los dossieritem worden ingestuurd.

     
  • Kan ik een medewerker ook uit dienst melden?
    Puur alleen een medewerker uit dienst melden doe je nog steeds via de workflow Medewerker uit dienst. Voor de workflow onboarden geldt dat als het nieuwe dienstverband direct opvolgend is aan het lopende dienstverband van de medewerker, je kunt kiezen om de medewerker direct uit dienst te melden. Op deze manier voorziet de onboarden workflow in één gestroomlijnd proces voor het uit- en weer indienst melden.

     
  • Kan ik de contractgegevens later aanvullen?
    Ja, het is mogelijk om de workflow Onboarden met minimale gegevens in te laten sturen en de informatie later aan te vullen. Als de sollicitant de aanvullende gegevens aanlevert in OutSite dan worden deze ook bijgewerkt in de onboardenworkflow. Daarnaast kunnen veel gegevens ook op een later moment worden ingegeven. Op die manier is het bijvoorbeeld mogelijk dat de leidinggevende alleen de basis gegevens invult en de personeelsadministratie op een later moment gegevens zoals de salaristrede of kostenplaats aanvult.

     
  • Hoe werkt het matchen precies?
    Op basis van de ingevulde gegevens zoekt Profit naar mogelijke overeenkomende medewerkers en/of sollicitanten. Daarbij worden de volgende gegevens vergeleken:
    - Voor- en achternaam
    - Geboortedatum
    - Geslacht
    - Postcode en huisnummer
    - E-mail privé
    - Mobiel privé
    - Burgerservicenummer
    Hoe meer gegevens overeenkomen hoe waarschijnlijker het is dat we met dezelfde persoon te maken hebben. Als er echter een verschil is in het burgerservicenummer, geslacht, of geboortedatum dan neemt de kans dat we met dezelfde persoon te maken hebben af. In principe moeten ten minste 2 van de bovengenoemde gegevens overeen moeten komen voor een match. Het BSN, geslacht en de geboortedatum mogen niet verschillen. Meer details over de matching vind je in het Help Center.
     
  • Kan ik ook een dubbele medewerker aanmaken?
    Ja, ook als de sollicitant al een (oud)medewerker is, kun je in de workflow kiezen om het nieuwe dienstverband toe te voegen bij een nieuwe medewerker. Hiermee wordt een dubbele (dus tweede) medewerker aangemaakt. Hierbij worden het onboarden dossieritem en de aanvullende gegevens verplaatst naar de nieuw toegevoegde medewerker.

     
  • Hoe houd ik inzicht in de gegevens die de sollicitant moet aanleveren?
    Je wilt graag weten of de aanvullende gegevens en documenten die zijn opgevraagd via het draaiboek al binnen zijn. Hiervoor kun je een conditie bouwen in de workflow. Die controleert dit en zet de workflow automatisch door naar de volgende stap.

    Wil je nog meer inzicht? Dan kun je een checklist toevoegen aan de beoordelingspagina voor het onboarden. Deze toont de status van de (draaiboek)taken en is beschikbaar als overzichtspagina 'Checklist aanvullende gegevens onboarden'.

Hulp nodig bij het overstappen? 

Heb je na het lezen van deze pagina en de artikelen in het Help Center hulp nodig? Dat kan!