De mensen die met AFAS werken meenemen in het veranderingsproces, is een fikse uitdaging. Zij gebruiken de software in de dagelijkse praktijk en het is dus ontzettend belangrijk dat zij meedoen en vooral meedenken. Ik probeer ze enthousiast te maken door veel aandacht te besteden aan wat zij willen. Omdat AFAS zoveel mogelijkheden biedt, kan ik in de meeste gevallen positief reageren op vragen van collega’s.
Dat zijn er gelukkig wel een paar. Bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van het interne transport tussen de verschillende vestigingen. Het aantal interne ritten hadden we niet in kaart, terwijl het wel een grote kostenpost was. De aanvragen voor het vervoer van materiaal tussen vestigingen zijn nu in een workflow ondergebracht en het proces verloopt nu veel efficiënter. Verder hebben we nu ook veel beter inzicht in de kosten. Een ander succes is de vervanging van ons oude pakket voor de afdeling steigerbouw met AFAS. Door de koppeling van de projectadministratie en de abonnementenmodule zijn processen gedigitaliseerd. Geregistreerde uren worden nu direct aan een project gekoppeld. Zo kunnen we projecten sneller en grotendeels automatisch factureren. Een ander voordeel is een veel beter beeld van de lopende projecten en vooral ook wat ze opleveren. Met die informatie zijn we in staat om van onze eigen ervaringen te leren. We richten projecten slimmer in en dat leidt tot een betere opbrengst.
Het doel is om onze processen continu te stroomlijnen en te verbeteren. Dat geldt onder andere voor onze eigen inkoop. Dit gebeurt nu op verschillende plaatsen binnen de organisatie en op meerdere manieren. Hierdoor is het lastig is om een totaalbeeld te krijgen en om bestellingen en inkooporders goed te koppelen. Als we dit proces standaardiseren en automatiseren kunnen we volgens mij veel tijd en gedoe besparen. Bovendien kunnen we ook onze voorraadposities eraan koppelen. Als we precies weten wat we op voorraad hebben, is gerichter inkopen eenvoudiger. Waarschijnlijk hoeven we dan ook minder aan te schaffen.
Ons management speelt een actieve rol bij de optimale inzet van AFAS binnen Sijperda. Ze dragen ideeën aan en geven aan hoe ze bepaalde zaken ingericht zouden willen zien. De inrichting van een klachtenworkflow is een goed voorbeeld. Klachten kwamen via verschillende kanalen binnen. In de workflow kunnen klanten klachten of vragen over facturen via de portal inschieten. Ze komen dan automatisch bij de juiste persoon terecht. Zo lossen we problemen sneller op en zijn klanten sneller geholpen. Bij deze ideeën is het wel steeds de uitdaging om de wensen vanuit het management goed naar de werkvloer te vertalen. Pas dan leveren ze namelijk het gewenste effect op.
Het zou ons zeker helpen als AFAS zich meer in de karakteristieken van de verhuurbranche zou verdiepen. Tegelijkertijd is AFAS wel veel verder dan de branchespecifieke softwareleveranciers. We staan te springen om onze processen verder te digitaliseren. Het doel is om papieren processen af te schaffen. Helaas zijn bepaalde pakketten daarbij nog een belemmerende factor. Gelukkig zet AFAS op dat vlak nog steeds grote stappen en daar profiteren we graag van.
Arjen volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Naam: Arjen Abma
Werkt bij: Sijperda Verhuur
Kernactiviteit: Verhuur van bouwmachines en gereedschap voor professionals en particulieren
Aantal medewerkers: 160
Aantal uren AFAS beheer per week: 20 uur