Organiseer je projectmanagement

Een AFAS implementatie brengt veel verandering teweeg in jouw organisatie. Projectmanagement tijdens de implementatie is daarom ontzettend belangrijk om deze verandering in goede banen te leiden. 

Met andere woorden; zijn de randvoorwaarden voor een succesvol project binnen de organisatie aanwezig? Op deze pagina vind je hiervoor inspiratie, bronnen en modellen, maar ook de randvoorwaarden die zorgen voor een succesvolle livegang.

Zijn de randvoorwaarden voor een succesvol project aanwezig?


Er zijn veel aspecten van belang waar de projectmanager rekening mee moeten houden.

  • Heeft iedereen hetzelfde doel voor ogen?
  • Hebben alle projectleden de juiste bagage, informatie en kennis om het werk goed uit te voeren?
  • Werkt iedereen efficiënt en doelgericht?
  • Is het gedefinieerde doel haalbaar binnen budget en tijd?
  • Zijn de juiste medewerkers beschikbaar met de juiste expertise, mandaat en draagvlak?

Wie doet wat?

Rollen binnen projectmanagement

 

Een projectmanager heeft de leiding over een project en houdt zich van begin tot einde bezig met de realisatie ervan. Dit is waarschijnlijk niks nieuws, maar er komt een hoop meer bij kijken dan je misschien denkt. Als projectmanager werk je intensief samen met de projectorganisatie van AFAS. Samen zorgen jullie ervoor dat de projectmedewerkers in staat zijn van het project een groot succes te maken. 

Verantwoordelijkheden Projectleider AFAS

De visie van AFAS is dat de projectmanager zorgt voor de grote lijnen en de juiste mensen beschikbaar stellen om het eindresultaat te halen. AFAS stelt voor implementaties van bepaalde omvang een projectleider beschikbaar. Wanneer er geen projectleider vanuit AFAS is betrokken dan is de consultant het centrale aanspreekpunt vanuit AFAS.

De projectleider vanuit AFAS is verantwoordelijk voor:

  • De projectleider van AFAS bewaakt de kwaliteit van de op te leveren producten vanuit het oogpunt van AFAS.
  • Verantwoordelijk voor de aansturing van de AFAS projectleden en het beschikbaar stellen van de benodigde resources.
  • Geeft vanuit de implementatie-ervaring van AFAS gevraagd en ongevraagd advies aan de projectleider en aan de stuurgroep omtrent kansen en risico’s. 
  • Het proactief signaleren van negatieve ontwikkelingen ten aanzien van de realisatie van de projectdoelstellingen.
  • Adviseert de projectmanager omtrent kwaliteit op te leveren producten zoals het test- en acceptatieplan en de detailplanning. 
  • Het opleiden van de projectbetrokkenen.
  • Managen van de gestelde scope, tijd, kwaliteit en budget van de Inschrijver-inzet en het aanleveren hiervan.
  • Het voorbereiden en uitwerken van voorstellen en alternatieven omtrent keuzepunten in de implementatieaanpak (change-procedure). 
  • Verantwoordelijk voor de oplevering van alle producten die onder de verantwoordelijkheid van AFAS vallen.

Verantwoordelijkheden Projectmanager van jouw organisatie

De projectmanager vanuit jouw organisatie is verantwoordelijk voor het leveren van de overall-resultaten volgens het getekende contract en afgesproken plan, coördineert de samenhang tussen de diverse projectonderdelen, rapporteert aan de opdrachtgever en stuurgroep.

De projectmanager is verantwoordelijk voor:

  • Verantwoordelijk voor de realisatie vanuit de doelstellingen.
  • Projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project en de interne projectleden.
  • Het opstellen van de voortgangs- en stuurgroep rapportages, impactanalyse en het proactief signaleren van opdoemende afwijkingen en overschrijdingen.
  • Het tijdig voorbereiden en uitwerken van voorstellen en eventuele alternatieven omtrent keuzepunten in de implementatie. 
  • Voor het informeren van de stuurgroep omtrent de acceptatie en draagvlak van de geïmplementeerde oplossingen.
  • Voor de integratie over de verschillende werkgroepen heen, de realisatie en de kwaliteit van de inrichting.
  • Het kennisnemen van projectontwikkelingen en keuzes te maken aan de hand van een eventuele impactanalyse en changeprocedure.
  • Voor het (laten) voorbereiden, coördineren en uitvoeren van test- en communicatie/change activiteiten.
  • Het opstellen van de benodigde projectdocumenten (o.a. het projectplan, testplan, communicatieplan).

Projectmatig werken

De implementatiemethodiek van AFAS

 

De implementatiemethodiek van AFAS kent de volgende faseringen:

Door projectmatig te werken worden er verschillende activiteiten in elke fase afgerond. Deze activiteiten zijn een belangrijke stap naar de acceptatie van het systeem en vormen belangrijke mijlpalen voor een GO op de live-gang.

Welke documenten worden opgeleverd?

Het is per project afhankelijk welke documenten er opgeleverd dienen te worden. Jouw AFAS-projectleider neemt deze samen met je door om te bepalen welke voor jullie project van toepassing zijn. De AFAS projectleider adviseert de projectmanager vanuit de kennis en ervaring bij andere implementaties bij het opstellen van de op te leveren producten. 

Fase 1: Analyse

In de analysefase worden de volgende activiteiten opgesteld:

  • Projectplan
  • Entreescan
  • Inrichtingsdocument
  • Communicatieplan
  • Risicomatrix
  • Conversieplan
  • Projectplanning
  • Impactdocument
  • Acceptatiecriteria
  • Changeprocedure

Fase 2: Realisatie

In de realisatiefase worden de volgende activiteiten gerealiseerd:

  • Testscripts
  • Go-live draaiboek
  • Fall-back scenario
  • Werkinstructies

Fase 3: Acceptatie

In de acceptatiefase worden de volgende activiteiten gerealiseerd:

  • Testrapport
  • Geaccepteerde inrichting
  • Geaccepteerde proefversie

Fase 4: Go-live

In de Go-livefase worden de volgende activiteiten gerealiseerd:

  • Afgetekend go-live draaiboek
  • Afgetekende migratieverklaring
  • Rijbewijs

Fase 5: Nazorg

In de nazorgfase worden de volgende activiteiten opgesteld:

  • Afgetekende acceptatiecriteria
  • Dechargedocument
  • Evaluatie

5 Randvoorwaarden voor een livegang

Wat bepaalt het succes van een implementatie?

 

1. Communicatie & veranderprocessen

De visie en doelstelling (stip op de horizon) van het project is krachtig geformuleerd, bekend binnen de organisatie en wordt actief uitgedragen door bestuur, directie en management.

Tip:Zo stel je een communicatieplan op.

2. AFAS Beheer

Het beheer is ingericht met het juiste profiel, competenties, capaciteit en plek in de organisatie.

Tip: Zo zet je een goede beheerorganisatie op.

3. Projectbeheersing

De projectorganisatie heeft de juiste kwaliteit, expertise en mandaat om namens de organisatie besluiten te nemen, in te richten, de inrichting te testen en uiteindelijk te accepteren.

4. Test & acceptatie

Er zijn acceptatiecriteria gedefinieerd om te kunnen besluiten om live te gaan.

Tip: Zo stel je een test- & acceptatieplan op.

Mogelijke risico's

 

 

 

Blog

Een succesvolle software-implementatie doe je zelf!

 

Er is een waslijst aan tools en best practices beschikbaar, maar de klant bepaalt uiteindelijk zelf welke projectaanpak het best past. Maar waar moet je dan in ieder geval op letten?

 

Tips en trucs

Waar moet je op letten?

  • Plan vooruit en stel bij start gelijk vast wie erbij betrokken moeten worden.

  • Definieer de totale scope.

  • Plaatst een stip op de horizon.

  • Betrokkenheid vanuit de directie is van wezenlijk belang voor het doorvoeren van wijzigingen binnen de organisatie.

  • Benoem de verantwoordelijkheid proceseigenaar om te komen tot de juiste processen.

  • Pas de processen aan, aan de nieuwe software en niet de nieuwe software aan de oude processen.

  • Zorg voor krachtig leiderschap, dat concreet aangeeft wat bereikt moet worden.

  • Leg de verantwoordelijkheid in teams (denktank/klankbordgroepen).

  • Deel de risico’s met de betrokkenen binnen de organisatie.

  • Organiseer domeinoverstijgende afstemmingssessies over de kernprocessen.

  • Evalueer tijdens het project met Projectleiding, de werkgroepleden en AFAS-consultants.

  • Onderschat de impact van de veranderingen binnen de organisatie niet.

  • Uitgangspunt moet zijn: “goed is goed genoeg”.

  • Creëer mijlpalen en vier regelmatig een succes!

  • Denk van buiten naar binnen.

  • Er is sprake van vertrouwen tussen betrokkenen.

  • Acties en besluiten hebben draagvlak.

  • Verantwoordingslijnen zijn helder en eenduidig en liggen daar waar ze horen.

Blog

Veranderen als een (project)baas?

 

Als niemand met de software kan of wil werken, komen jouw dromen niet uit. Maar niet getreurd, we geven je 8 praktische tips om jouw project als een baas te bestieren. Zo wordt je project – en de inzet van AFAS – een daverend succes!

 

Thema's

Bekijk ook deze thema's